Libros de actas y Libros de socios
Una de las obligaciones de todas las sociedades es la de llevar libros de actas y libros de socios. Por ser acordes a lo más usual, al menos en Málaga, trataremos únicamente el caso de las Sociedades de Responsabilidad Limitada (SL).
Qué son los libros de actas
Es un libro de hojas en blanco (hasta ahora) donde se recogen todas las asambleas que durante la vida de la sociedad se vayan realizando. Como mínimo se tiene que celebrar una Junta General Ordinaria en los 6 meses siguientes al cierre del ejercicio, es decir, antes del 1 de Julio del siguiente año, donde se expone cual ha sido el resultado del año y las medidas a adoptar en caso de haberlas. Se aprueban las cuentas anuales, las cual habrá que depositarlas en el registro antes de que transcurra un mes desde la Junta.
Hay otras circunstancias que también implican celebrar una Junta General Extraordinaria, como puede ser el traslado del domicilio social. El resultado de estas reuniones de socio, se recogen en un acta donde se identifican quienes han asistido, lo que se ha acordado, votos a favor, votos en contra…
Las actas se deben ir transcribiendo a un libro de manera cronológica. Hasta el ejercicio 2013 inclusive, este libro de hojas blancas se legalizaba, es decir, se inscribían en el registro mercantil una vez registrada la constitución de la sociedad, sin que se tuviesen que aportar en ningún momento posterior las actas que ahí se recogían.
Qué es un libro de socios
Igual que en el anterior, se debía legalizar un libro en blanco tras la constitución de la sociedad en el que, cronológicamente se iban anotando los nombres y participación de los socios fundadores en primer lugar, posteriormente las modificaciones que hubiesen: ampliaciones de capital, nuevos socios, venta de participaciones. Igual que en el de actas, este libro no había que volver a presentarlo en el registro.
¿Qué ha cambiado?
Ya para el ejercicio 2014, el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización establece que todos los libros obligatorios para la empresa deberán presentarse obligatoriamente de forma telemática, lo cual afecta directamente a:
- Libros contables
- Libro de actas
- Libro registro de socios
Esto quiere decir, que debemos generar un fichero que enviaremos telemáticamente (por internet) al registro. Si no trabajas con ningún programa contable, podrás hacerlo a través del programa “Legalia” que el registro pone a disposición de manera gratuita.
No solo ha cambiado la forma de presentarlo, sino los plazos, cada año habrá que presentarlos antes de que trascurran 4 meses desde el cierre del ejercicio, es decir, hasta el 30/04, plazo que ya existía para los libros contables y a los que se les une estos dos, aunque en el caso del libro de socios, decir que solo hay que presentarlo si ha habido modificaciones durante el año anterior.
Cuadro comparativo
| Antes del 2014 | Desde el 2014 | |
| Libros contables | En papel, CD o telemático
Hasta el 30/04 |
Telemático
Hasta el 30/04 |
| Libro de actas | Una sola vez tras la constitución de la sociedad, en papel con hojas en blanco. | Telemático
Todos los años antes del 30/04 |
| Libro de socios | Una sola vez tras la constitución de la sociedad, en papel con hojas en blanco. | Telemático
Cada vez que haya modificaciones antes del 30/04 |
¿Qué hago con los libros que tengo en papel?
Se debe hacer una anotación de cierre en el propio libro y junto con la primera presentación telemática que se haga en el registro, se aporta una diligencia indicando el cierre del libro, se puede descargar de la propia página del registro.
¿Y si nunca legalicé esos libros?
Entonces tenemos que distinguir:
- Libro de actas: en cada registro de libro sólo se pueden incorporar las actas firmadas en el ejercicio anterior, sin poder incluir las de ejercicios anteriores a ese, por lo que debemos hacer una ratificación de las actas anteriores. Esa ratificación se presentará en el registro junto con el resto de actas que hubiesen, de esta manera, registralmente, queda subsanado, distinto es la probatoria que esto puede tener frente a terceros.
- Libro de socios: en este caso si permite el registro hacer una relación cronológica desde la constitución por los socios fundadores hasta el día de la fecha.
Un par de cosas más a comentar
En caso de que desconozcas si tu sociedad hubo o no legalizado los libros en su día en papel, tienes la opción de solicitar una nota informativa al registro mercantil, tiene un coste de 16 euros más IVA.
Si junto a la presentación de los libros de contabilidad añades la presentación de estos dos que hemos comentado aquí, las tasas del registro serán bastante menores que si presentas los tres libros de forma independiente.
