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Si has tenido o tienes una empresa, el espacio es uno de los problemas que te encuentras a la hora de conservar la documentación y es que, aunque no lo parezca, los papeles ocupan sitio, por lo que seguramente te hayas preguntado en más de una ocasión ¿cuánto tiempo tengo que conservar las facturas?

Pues dentro de nuestro complejo sistema fiscal y mercantil, esta pregunta no iba a tener una sola respuesta, puesto que depende de para qué tengamos que computarlo:

Cuándo prescriben los impuestos

A efectos de prescripción:  el plazo son 4 años. Significa que la administración no podrá hacerme una liquidación complementaria o cualquier otra rectificación sobre una liquidación de hace más de 4 años.

¿Cómo se computa ese plazo? Pues debemos irnos a la fecha de finalización del plazo voluntario que correspondiese, veámoslo con un ejemplo, en una sociedad los gastos e ingresos del 2010 se han declarado en el impuesto de sociedades del 2010 cuyo plazo finalizó el 25/07/2011, a partir de esta fecha contamos los 4 años, por tanto, el 26/07/2015 ha prescrito el ejercicio 2010, ya no me podrán reclamar nada de ese año. Ahora un ejemplo de renta, los ingresos del ejercicio 2010 los declaro en el 2011 hasta el 30 de Junio. El 1 de Julio de 2015 prescribió la renta 2010, por tanto, ese año y los anteriores ya no puede liquidármelo la administración.

Esto es de manera muy resumida, en la realidad hay que tener en cuenta otros aspectos como si en ese intervalo de tiempo la administración ha hecho alguna comunicación que hubiese roto esa prescripción, si no estoy seguro, me podría dirigir a la Agencia Tributaria de Málaga situada en la Av. Andalucía con cita previa.

Qué establece el código de comercio para las facturas

 Si nos vamos al Código de comercio, éste nos dice que son 6 años los que hay que conservar toda la documentación contable: libros, cuentas anuales, justificantes (facturas), extractos bancarios…

No hay límite de plazo si…

Independientemente de estos plazos, la norma dice que si actualmente me estoy beneficiando de alguna deducción, soy yo como contribuyente el que tengo la obligación de justificarlo, dicho de otra manera, si hace ocho años hice una inversión de un bien que me puedo amortizar en 10 años, durante todo ese tiempo la administración me puede pedir el justificante de compra, puesto que es un gasto que me estoy aplicando a día de hoy, distinto es que entienda que no es un gasto deducible y me liquide el impuesto correspondiente, solo podrá hacerlo de los últimos cuatro años.

El problema surge que al hablar de impuesto de sociedades, en la última reforma, la compensación de bases negativas por pérdidas no tiene límite en el tiempo. Una pérdida en el ejercicio 2015 la podré compensar pase el tiempo que pase. ¿Esto quiere decir que entonces me pueden pedir la justificación de esa pérdida dentro de 30 años? Para ésto la administración ha sido un poco salomónica estableciendo un plazo máximo de revisión de 10 años, puesto que el concepto “ilimitado” en la práctica es complicado, por no decir imposible de llevarlo.

Con otras palabras, unas pérdidas del 2001 me las podré ir compensando hasta que mi sociedad de beneficios aunque sea en el 2023, ahora bien, la administración a día de hoy (enero 2016), no me podría pedir que justifique esas pérdidas.

Los gastos que generen alguna deducción: sin limitación temporal, mientras de derecho a deducirse tendrá la administración derecho a pedirme justificaciñon, por ejemplo un bien de  inversión, mientras se esté amortizando.

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